Wdrożenia ERP wymagają nakładów finansowych, czasu oraz odpowiedniego przygotowania ze strony firmy decydującej się na implementację nowego systemu. Można to traktować w kategoriach wysiłku, ale takiego, który się opłaca. Właściwe oprogramowanie pozwala bowiem zoptymalizować procesy i jednocześnie wpłynąć na efektywność pracy różnych działów. Jak wyglądają przygotowania do wdrożenia ERP i co dzieje się na poszczególnych etapach?
Outsourcing IT staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem. Dzięki temu nie trzeba zatrudniać w swoim przedsiębiorstwie wysoko wykwalifikowanych specjalistów, a można korzystać z ich wiedzy. To przydaje się m.in. wtedy, gdy przychodzi czas na szukanie nowych rozwiązań technologicznych, bo stare zaczynają zawodzić. Wówczas niektóre firmy decydują się na wdrożenia systemów ERP. Wdrożenia to procesy, które składają się z kilku podstawowych etapów – przeprowadzenia prac technicznych, migracji danych, w tym danych szybko zmieniających się, testów oraz szkoleń pracowników mających korzystać z nowych rozwiązań. Mogą trwać od kilku tygodni do nawet roku w zależności od stopnia skomplikowania oprogramowania i personalizacji rozwiązań. Zanim jednak jakiekolwiek działania związane z implementacją systemu w ogóle się rozpoczną, konieczne jest przeprowadzenie dokładnej analizy aktualnej sytuacji w przedsiębiorstwie.
Przygotowania do wdrożenia systemu ERP
W ramach przygotowań do wdrożenia systemów ERP bada się procesy biznesowe, które są obecnie wykorzystywane w firmie pod kątem ich słabych i mocnych stron. Taka analiza pozwala na dostrzeżenie i nazwanie problemów, a jednocześnie określenie celów – zdefiniowanie, czemu powinny służyć nowe rozwiązania. Można ją przeprowadzić wewnętrznie albo zlecić specjalistom z zewnątrz, którzy patrzą na działania przedsiębiorstwa z innej perspektywy. Przy tym trzeba pamiętać, żeby wziąć pod uwagę potrzeby jak największej liczby osób mających w przyszłości korzystać z wdrożonego systemu. Wszystko po to, aby stworzyć maksymalnie efektywne rozwiązania.
Na tym etapie należy również znaleźć dostawcę systemów ERP, który ma doświadczenie, budzi zaufanie, działa kompleksowo, a przy tym rozumie, jak ważna będzie opieka serwisowa ERP. Jednym z takich dostawców jest firma GECOS: https://gecos.pl
A co jeżeli nie potrafi się określić potrzeb swojej firmy albo te potrzeby są bardzo złożone i trzeba je usystematyzować? Wtedy rozwiązaniem jest przeprowadzenie analizy przeciwwdrożeniowej – zajmuje się tym przyszły dostawca.
Prace techniczne
Pierwszym właściwym punktem wdrożenia rozwiązań ERP będzie przygotowanie infrastruktury techniczno-informatycznej niezbędnej do działania systemu oraz jej konfiguracja – parametryzacja – zgodnie z potrzebami i wymaganiami klienta. W ramach tych działań m.in. tworzy się dedykowane mechanizmy, aplikacje, analizy oraz raporty, które są wymagane do właściwego funkcjonowania firmy.
Migracja danych
Gdy infrastruktura jest już gotowa, stopniowo przenosi się dane klienta. To moment na uzupełnienie informacji, sprawdzenie ich poprawności, np. weryfikację aktualności adresów kontrahentów oraz uporządkowanie wszystkiego, co dotychczas było przechowywane w firmie. Co ważne, należy przenieść również dane archiwalne, które mogą się przydać do różnorodnych analiz. Najczęściej przy procesie migracji wykorzystuje się mechanizmy usprawniające te działania, aby wszystko przebiegało szybko i bez problemów.
Testy i szkolenia
Wtedy, kiedy dane zostaną przeniesione, powinno się przeprowadzić testy oprogramowania na szeroką skalę, które pozwolą wychwycić ewentualne problemy z poprawnym działaniem systemu. Na koniec wymagane jest przeszkolenie przyszłych użytkowników ERP – zanim rozwiązanie zostanie wdrożone, warto dać czas osobom mającym działać w nim na co dzień na poznanie funkcjonalności i wyrażenie opinii na temat systemu.
